Ce inseamna ERP?
Un sistem de tip ERP (Enterprise Resource Planning), in traducere Planificarea Resurselor Intreprinderii, este destinat managementului integrat al tuturor proceselor si operatiunilor dintr-o companie in cadrul unei platforme informatice unice. Aplicatiile ERP se remarca prin capacitatea de a reuni oameni, know-how, componente de software si hardware, pe care le face disponibile intregii organizatii, contribuind pe aceasta cale la atingerea obiectivelor specifice si generale ale companiei. Un ERP este alcatuit din module specifice, destinate diferitelor arii functionale, precum Vanzari, Achizitii, Productie, Financiar, Contabilitate si altele, cu mentiunea ca acestea sunt complet integrate si acceseaza o baza de date comuna.
Cum functioneaza un ERP?
Datele reprezinta unitatea de masura principala a unui sistem ERP, iar baza de date este depozitul central in care acestea sunt stocate si organizate. Legatura dintre baza de date si functionalitatile pe care le indeplineste sistemul ERP este realizata prin intermediul aplicatiei ERP. Aceasta este responsabila cu activitatile de culegere, validare, prelucrare, transfer sau export al datelor, activitati pe care le realizeaza prin intermediul interfetei. Sistemul ERP poate realiza culegerea datelor prin diferite metode, precum:
- Introducerea de catre operatori: de la tastatura sau in mod direct – prin scanarea codurilor de bare, de exemplu
- Importul din alte baze de date
- Transferul cu ajutorul tehnologiei EDI (Electronic Data Interchange)
Pe scurt, rolul aplicatiei ERP este de a face legatura intre baza de date si utilizator, prin intermediul interfetei pe care o pune la dispozitie.
Care sunt componentele unui sistem ERP?
Sistemul ERP este alcatuit din diferite module, destinate gestionarii unor activitati specifice:
- Administrare – pentru definirea nivelelor de acces la informatie, personalizarea documentelor sau setarea actiunilor de back-up.
- Controlling – permite planificarea parametrilor financiari ai companiei: stabilirea si urmarirea bugetelor de venituri si cheltuieli.
- Contabilitate – destinat automatizarii operatiunilor contabile generale si obtinerii situatiilor financiare contabile, aferente standardelor europene.
- Trezorerie – permite urmarirea tuturor operatiunilor financiare si structurarea logica a acestora.
- Mijloace Fixe – destinat urmaririi in detaliu a operatiunilor desfasurate asupra mijloacelor fixe pe intreaga durata de functionare a acestora.
- Preturi – pentru gestionarea intuitiva si eficienta a preturilor de achizitie si de vanzare.
- Vanzari – pentru organizarea si urmarirea activitatii de vanzare precum si procesarea documentelor specifice.
- Aprovizionare – destinat gestionarii activitatii de aprovizionare.
- Productie – pentru gestionarea retetelor de productie, a bonurilor de intrare sau de consum, wizard-uri de generare automata a documentelor, obtinerea de rapoarte de stoc etc.
- Stocuri – destinat gestionarii in timp real a stocurilor si urmaririi caracteristicilor acestora.
- Parc auto – ofera evidenta permanenta a activitatii fiecarei masini din parcul auto.
- Logistica – pentru planificarea resurselor de infrastructura, in vederea utilizarii lor in mod optim.
- Nomenclatoare – contine informatii despre clienti, produse, gestiuni, locatii, personal etc. si permite definirea informatiilor companiei si maparea fluxurilor de lucru.
- Spatiu de lucru – centralizeaza activitatile de operare a datelor curente si emiterea rapoartelor de sinteza.
- Personal – definirea angajatilor si urmarirea operatiunilor cu acestia.
- Rapoarte – generarea de rapoarte diverse pentru fiecare departament sau componenta a companiei.
Care sunt avantajele implementarii ERP?
- Gestionarea integrata a tuturor componentelor afacerii, prin accesul la o baza de date comuna.
- Ofera un mod de lucru online, care faciliteaza comunicarea intre oameni, departamente si puncte de lucru.
- Automatizarea si standardizarea procesele operationale, eliminarea operatiunilor manuale ducand la cresterea productivitatii.
- Imbunatatirea procesului de achizitie, prin posibilitatea de dimensionare a achizitiilor in functie de activitatea de vanzare.
- Cresterea calitatii serviciilor oferite clientilor prin transparenta informatiilor referitoare la produse, stocuri, preturi.
- Scaderea timpului de livrare a comenzilor, datorita transferului mai rapid de informatii intre departamente.
- Imbunatirea cash-flow-ului prin implementarea de politici comerciale coerente.