Utilizarea tabloului de bord ca inductor al performantei companiei

Mai bine de jumatate din companiile din Romania isi inceteaza activitatea la doar cinci ani de la lansare, din diverse motive legate in special de problemele de management. Multe companii nu dispun de instrumentele necesare, iar cel mai adesea se bazeaza pe situatiile financiare furnizate de contabilul lor, care sunt edificatoare, dar nu si suficiente atunci cand compania isi propune o analiza dinamica a performantelor sale.

Tabloul de bord (engl. dashboard) a aparut ca instrument de masurare a performantei din nevoia de a asigura o dezvoltare echilibrata a afacerii si de a contracara neajunsurile sistemului contabil. De-a lungul timpului, a evoluat, primind mai multe definitii si functii, apropiindu-se astazi tot mai mult de Balanced Scorecard. Aceste apropieri vizeaza in special utilizarea a numerosi indicatori non-financiari, atributele strategice ale tabloului de bord fiind date de orientarea spre strategie si spre factorii-cheie de succes.

Daca in articolul anterior am discutat despre tipurile de bugete existente in companii, in articolul acesta vom prezenta cel mai important instrument de masurare a performantei unui business, asa numitul Tablou de Bord sau Dashboard.

La intrebarea „Ce este un dashboard?” putem raspunde la modul general astfel: o modalitate de a selectiona, aranja si prezenta indicatorii, astfel incat, “dintr-o privire” sa putem identifica o situatie. Aceasta permite responsabilului care gestioneaza activitatea sau procesul, ca prin urmarirea tabloului de bord, sa poata spune: “Vad clar ce se intampla!”.

In mod curent, tabloul de bord se defineste ca un instrument modern de informare si de decizie, care ofera managerilor informatii asupra punctelor cheie ale gestiunii lor si asupra derapajelor posibile, iar obiectivul este de a inscrie compania pe calea de progres definita de decidenti.

Tabloul de bord compara realitatea observabila cu obiectivele fixate anterior, aferente unei perioade de timp, dintr-o entitate organizationala. Calitatea informatiilor prezentate cu ajutorul acestui instrument este definita de expresivitatea indicatorilor alesi si de numarul acestora. Pentru a fi performant, el va furniza indicatorii curenti ai unei situatii, dar si un istoric al acestora, care sa permita tragerea unor concluzii anticipative si sa alerteze managementul inainte ca indicatorul sa atinga zona critica.

Datele si informatiile care figureaza in dashboardul directorului general trebuie sa rezulte din consolidarea datelor de la nivelurile inferioare. Acestea trebuie sa prezinte informatii referitoare la rezultate, apreciate in functie de previziuni si de nivelul de abatere permis, precum si indicarea responsabililor carora le revine sarcina de a corecta derapajul.

Tabloul de bord poate constitui instrumentul-suport in luarea deciziilor si in previzionare, prin sistemul de indicatori ce prezinta situatia actuala si tendintele viitoare. Fiecare manager trebuie sa cunoasca directia de dezvoltare a firmei, sa evalueze implicatiile deciziilor luate in cadrul companiei si sa vizualizeze permanent coordonatele generale ale afacerii: piata, clientii, vanzarile, incasarile, profitul si disponibilitatile banesti.

Prin analiza deciziilor de corectie luate si a oportunitatii acestora, tabloul de bord poate fi un instrument perfect integrat in cadrul sistemului de control de gestiune. Urmarirea executiei bugetelor prin intermediul tablourilor de bord conduce la cunoasterea punctelor slabe ale activitatii si trebuie intotdeauna urmata de o analiza a cauzelor si de punerea in practica a deciziilor corective care se impun.

Obiectivul tabloului de bord strategic este de a traduce planurile strategice intr-un set coerent de indicatori de performanta si de management, care sa permita evidentierea parametrilor esentiali pe care compania trebuie sa ii stapaneasca, astfel incat sa poata lua deciziile necesare pentru a-si atinge obiectivele pe termen lung. Acesti parametri sunt numiti „factori cheie de succes” si pot reprezenta cresterea cifrei de afaceri, a numarului de clienti, a cotelor de piata, a ratei profitabilitatii etc.

Permite efectuarea comparatiilor dintre previziunile bugetare si cifrele reale si evidentiaza eventualele discrepante intre previziuni si realizari. Prin analiza situatiei respective, putem intelege motivele unei abateri negative (si, astfel, se iau deciziile adecvate de corectie) sau chiar ale unui succes.

Face posibila monitorizarea progresului planurilor de actiune puse in aplicare si este, prin urmare, un instrument de gestionare pe termen scurt. Asigura urmarirea executarii sarcinilor la nivelul operatiunilor si implementarea unor planuri de actiune, ca de exemplu: numarul de clienti noi pentru vanzatori, rata de stoc pentru stocul de aprovizionare, monitorizarea bugetelor, gestionarea riscurilor etc.

Pentru a fi un instrument de gestiune eficace, tabloul de bord trebuie sa fie cat se poate de adaptat caracteristicilor si nevoilor fiecarei intreprinderi, atat prin forma, cat si prin continutul sau. Arhitectura sa trebuie sa coincida cu structura intreprinderii.

Informatiile care vor alimenta dashboardul se pot obtine operativ din diferite surse de date, fara a se organiza o evidenta speciala in acest sens.

Datele sunt cautate in interiorul si exteriorul companiei, in statistici si studii, in contabilitate, ca de exemplu: software de contabilitate, managementul vanzarilor, sisteme ERP, bugete operationale, data warehouse si altele, asigurand importul fisierului Excel, legaturi intre baze de date etc.

Trebuie facuta distinctia dintre informatie – care este o masura a unui fenomen din intreprindere – si indicator – care este rezultatul unui calcul.

Informatiile culese sunt strans legate de indicatori. Tabloul de bord se bazeaza in mod particular pe calitatea informatiei, nu numai pe cantitatea acesteia. Ca orice instrument, utilizarea tabloului de bord trebuie sa se faca intr-o maniera precisa si pertinenta.

Prin intocmirea tablourilor de bord se pune in evidenta o decupare clara si coerenta a intreprinderii, pentru ca responsabilitatile sa poata fi definite. Tablourile de bord indeplinesc aceasta functie, permitand responsabililor sa reflecteze asupra obiectivelor fixate in cadrul demersului bugetar si sa controleze rezultatele obtinute in raport cu aceste obiective.

Obiectivele definite pot fi, de exemplu:

Pentru ca un dashboard sa fie util, este necesar sa se identifice cine il va folosi, de ce fel de tablou de bord are nevoie si in ce scop: monitorizarea actiunii, analiza datelor etc.

Indicatorii-cheie reprezinta atuurile de care dispun diferitele centre de responsabilitate pentru a atinge performanta stabilita. Pentru a gestiona o activitate, indicatorii specifici trebuie sa fie conectati la unul sau mai multi factori de performanta.

Se pot identifica:

Alaturi de indicatorii privind activitatea, in tabloul de bord sunt prezenti si indicatori privind performanta financiara a centrelor de responsabilitate:

Este esential sa structurati un ansamblu simplu, coerent, eficient, orientat spre actiune. Se recomanda realizarea unui tablou de bord usor de citit si de analizat, cu un numar limitat de indicatori financiari si nefinanciari.

Exemplu pentru definirea indicatorilor:

O interfata usor de utilizat, o grafica placuta atunci cand consulti tabloul de bord joaca un rol semnificativ in insusirea instrumentului. Cunoscand ca simplitatea si eficienta suportului sunt foarte importante, in aceasta etapa, va trebui sa raspunzi unor intrebari specifice:

Tablourile de bord sunt instrumente bazate pe comunicarea vizuala, iar afisarea indicatorilor confera unui grup de oameni o perceptie mai justa a realitatii. Practic, claritatea tabloului de bord este conditia succesului sau.

Exploatarea informatiilor se poate realiza fie prin citire directa pe un grafic, fie pe baza de extrase recapitulative. Modalitatea cea mai simpla de a vizualiza tendintele pe care indicatorii calculati le prezinta este de a afisa curbe, tabele, grafice, care ne arata evolutia in timp a indicatorilor.

Mai mult, compararea realizarilor cu valorile standard genereaza abateri asupra carora responsabilii trebuie sa actioneze rapid. Pentru a vizualiza mai bine aceste abateri, sunt precizate limite unilaterale (se identifica un plafon ce nu trebuie depasit) sau bilaterale (sunt precizate bornele de minim si maxim, care nu trebuie depasite) ale indicatorilor tabloului de bord.

Desfacere: Evolutia vanzarilor pe depozite si clienti; Evolutia valorica a exporturilor

Aprovizionare: Evolutia aprovizionarilor cu materii prime / materiale pe furnizori; Evolutia cantitativ-valorica a importurilor; Evolutia valorica a serviciilor facturate

Productie: Evolutia consumurilor pe comenzi; Evolutia consumurilor pe destinatii; Evolutia predarilor pe comenzi; Evolutia predarilor pe destinatii

Stocuri: Evolutia stocurilor cantitativ / valorica pe grupe de articole; Evolutia stocurilor in magazine

Financiar: Evolutia cifrei de afaceri; Evolutia cheltuielilor / veniturilor; Evolutia datoriilor; Evolutia creantelor; Solduri curente clienti; Solduri curente furnizori

Contabilitate: Evolutia soldurilor pe grupe de conturi; Evolutia rulajelor pe grupe de conturi

Tipuri de grafice:

In concluzie, tabloul de bord poate fi recomandat managerilor drept un instrument de management foarte eficient care, daca este utilizat corect, va permite o gestionare mai buna a afacerii. Informatiile sintetice oferite de tabloul de bord general pot genera nevoia de alte informatii, mai detaliate. In acest mod se pun bazele dezvoltarii unui sistem de raportari manageriale care se transforma intr-o adevarata retea de tablouri de bord cu care se poate pilota afacerea in directia stabilita.