Studiu de caz Uniprest Instal

Cum gestioneaza Uniprest Instal procesele de bugetare si raportare, cu solutia CPM

Este foarte important sa putem scoate dashboarduri cu ajutorul carora sa urmarim care este situatia noastra, acestea fiind de fapt o oglinda a activitatii, pentru ca avem posibilitatea de a vedea lucrurile in timp real si de a lua decizii rapid. Este un avantaj mare mai ales in contextul in care noi activam pe o piata foarte concurentiala, unde este necesar sa vedem trendurile in timp util.

Attila Fazakas, Managing Director - Uniprest Instal

Implementarea solutiei CPM – Corporate Performance Management – in cadrul companiei UNIPREST INSTAL

Despre Uniprest Instal:

Industrie: instalatii sanitare si de incalzire / produse HVAC
Activitate: distributie de produse si materiale pentru instalatii, compania fiind parte a grupului Rensa din Olanda
Angajati: peste 200
Parteneri: 120 de furnizori
Portofoliu: 300.000 de produse
Cifra de afaceri: cca. 47 milioane euro / 2021
Extinderea pe piata: 10 puncte de lucru ce acopera toate judetele din Romania

Prezentarea generala a proiectului:

Divizia: CPM
Solutia implementata: Sistem pentru managementul performantei CPM / EPM
Compania: Uniprest Instal
Solutia inlocuita: Excel
Scopul proiectului: Automatizarea proceselor de: planificare & bugetare, simulare & previziune, raportare & analiza, vizualizare a datelor

Implementarea solutiei CPM Corporate Performance Management in cadrul companiei Uniprest

Am ales solutia CPM de la Senior Software pentru ca este un sistem user-friendly si ni s-a parut cel mai potrivit pentru nevoile noastre actuale. Sigur ca in alegerea sistemului a contat si stabilitatea furnizorului de solutii software, fiind foarte important pentru noi sa colaboram cu un furnizor capabil sa ne sustina si peste 5 ani.

Attila Fazakas, Managing Director - Uniprest Instal

Provocarile intampinate inainte de implementarea solutiei CPM:

Dificultati in luarea unor decizii strategice si in stabilirea rapida a unor directii potrivite de actiune

Lipsa instrumentelor software care sa ofere o imagine clara si de ansamblu asupra afacerii

Procese neautomatizate de urmarire si analiza a indicatorilor de performanta

Realizarea si urmarirea cu dificultate a bugetului de venituri si cheltuieli

Timpul mare de lucru si numarul mare de resurse umane dedicate proceselor de planificare, bugetare, analiza, raportare

Lipsa accesului in timp real la informatii detaliate si corecte

Dificultati in urmarirea situatiei cu furnizorii si a relatiei cu clientii

Efort sporit in pastrarea acuratetei datelor si urmarirea situatiei financiare

Scopul urmarit prin implementarea sistemului CPM:

Realizarea unui management eficient al performantei in cadrul companiei

Inlocuirea fisierelor Excel si automatizarea proceselor de bugetare, raportare etc.

Previzionarea datelor intr-un mediu unitar, intuitiv, ce ofera o imagine clara asupra afacerii

Simplificarea operatiunilor de planificare, bugetare, analiza si raportare

Scurtarea timpului dedicat organizarii si prelucrarii datelor financiare

Asigurarea unui nivel crescut de acuratete a datelor

Control si vizibilitate asupra costurilor si veniturilor, proceselor de bugetare si asupra intregii situatii financiare din companie

Situatia in compania Uniprest Instal

Inainte de implementarea solutiei CPM, bugetul de venituri era calculat in Excel de catre echipa Uniprest. Prin urmare, crearea acestuia era un proces pentru care se dedica mult timp, necesitand totodata alocarea unui numar mare de resurse umane si realizarea de intalniri interne frecvente pentru validarea lui de catre managerii de filiale. De asemenea, bugetul de cheltuieli se constituia prin consolidarea fisierelor Excel la nivel de filiala, iar verificarile consumau prea mult timp. Un proces de lunga durata era si cel de repartizare a cheltuielilor administrative la nivel de filiala.

Dupa initializare, fiecare manager de filiala trebuia sa lucreze pe bugetul de costuri cu un model de fisier Excel, iar dupa editarea bugetului se salva un fisier pentru fiecare versiune, validata in urma review-urilor din fluxul de bugetare.

In plus, agregarea datelor de buget presupunea pentru Uniprest un consum mare de timp la nivelul filialelor, iar consolidarea datelor in raportul de Profit & Loss pentru raportarea externa se realiza cu dificultate. Raportul de Balance Sheet se facea de catre angajatii din departamentul financiar prin export de date din sistemul software ERP, urmat de prelucrarea acestora in Excel.

Analizele ce vizau indicatorii de performanta se realizau in Excel prin procesare punctuala pentru fiecare agent in parte. Prin urmare, consumul mare de timp, impreuna cu nevoia de atentie sporita pentru verificarea sumelor si realizarea validarilor, reprezentau preocupari lunare pentru echipa Uniprest.

Inainte de implementarea CPM-ului, bugetul era realizat in Excel si a functionat, insa acest mod de lucru presupunea prea mult timp si un volum foarte mare de munca. Faceam mai rar o serie de rapoarte pe zona de financiar, cam o data pe an, si aveam foarte mult de lucru. Din aceleasi motive nu puteam realiza bugete trimestriale si nu urmaream bugetul pe fiecare centru de profit trimestrial.

Attila Fazakas, Managing Director - Uniprest Instal

Dupa implementarea solutiei CPM, echipa Uniprest si-a optimizat procesele de bugetare, analiza si raportare. Bugetele de venituri, de cheltuieli operationale si de personal pornesc de la o situatie existenta deja in baza de date a sistemului pentru managementul performantei. Bugetul este gestionat pe fiecare filiala in parte, iar agregarea datelor se realizeaza nativ. Bugetele pot fi realizate intr-un timp mai scurt, iar versiunile de buget sunt foarte usor de gestionat si urmarit.

Totodata, a fost implementat un flux de lucru pentru bugetarea cheltuielilor administrative cu repartizare pe filiale, cu ajutorul caruia reprezentantii Uniprest pot urmari o profitabilitate la nivel de filiale. Odata cu implementarea sistemului CPM s-au dezvoltat o serie de rapoarte, precum cele pentru analiza achizitiilor, cu urmarirea adaosului comercial si rapoarte de vanzari pe grupe si subgrupe de produse, pe clienti etc. Mai mult, cu solutia CPM compania poate urmari variatiile costurilor realizate vs. bugetate pe fiecare tip de cost si filiala in parte.

Raportul de Profit & Loss este precalculat si poate fi urmarit usor, fara prelucrari suplimentare. Utilizand solutia CPM, consolidarea rapoartelor se realizeaza instantaneu la nivel de companie si pentru fiecare filiala. In urma implementarii a fost realizat raportul de Balance Sheet ce reprezinta un instrument foarte util, in primul rand pentru zona financiara.

In sistem, compania genereaza dashboarduri interactive ce cuprind indicatori de performanta – KPI, iar prin implementarea sistemului de broadcasting, aceste informatii pot fi transmise periodic, in mod automat, catre agenti si managerii de vanzari zonale (datele putand fi transmise inclusiv catre utilizatori externi). De asemenea, prin interfata web de care dispune sistemul CPM, echipa Uniprest are acces de la distanta la functionalitati din aplicatie, asigurandu-se astfel flexibilitatea necesara in situatiile de ”work from home” / activitate remote.

Cu CPM lucram intr-un mod mult mai profesionist si e mult mai usor de urmarit bugetul. Prin rapoartele din CPM putem vedea mult mai detaliat situatia noastra, la zi. Urmarim rapoartele de stoc, situatia pe puncte de lucru si centre de profit, relatiile cu furnizorii si clientii, putem sa descoperim noi oportunitati si sa ne dezvoltam relatiile cu acestia. Practic, in prezent, prin prelucrarea rapida de date corecte, putem vedea situatia detaliata in timp real, nu peste un an de zile.

Attila Fazakas, Managing Director - Uniprest Instal

In CPM avem tot felul de rapoarte prin care putem urmari in detaliu si la zi situatia noastra, fie ca vorbim despre situatia financiara, relatia cu furnizorii sau cea cu clientii. Putem urmari detaliat incasarile pe filiale, pe clienti – un indicator destul de important deoarece ne arata cat de eficient este sa lucram cu un client, care este comportamentul financiar al acestuia fata de alt client.

Cu ajutorul solutiei CPM si al rapoartelor posibile prin acest sistem putem urmari pe tot parcursul anului acei KPIs relevanti in relatia cu furnizorii. In urma analizelor facute cu ajutorul solutiei CPM, putem evalua situatia cu furnizorii si sa vedem in perspectiva relatia cu acestia. Pe baza rezultatelor acestor analize derulam negocieri si, de multe ori, reprezinta argumente importante in aceste discutii.

Attila Fazakas

Managing Director

Cele mai importante schimbari si beneficii inregistrate dupa implementarea solutiei

Printre cele mai importante schimbari si beneficii inregistrate de catre echipa Uniprest in urma utilizarii solutiei CPM – Corporate Performance Management – se numara:

Preluarea rapida a informatiilor din sistemul pentru managementul resurselor si conectarea fluxurilor de date, datorita integrarii solutiei CPM cu sistemul ERP

Organizarea si automatizarea procesului de bugetare si crearea facila a bugetelor de venituri si cheltuieli

Realizarea si urmarirea usoara a rapoartelor financiare, cu cifre concludente, de tip Profit & Loss, Balance Sheet si nu numai

Eliminarea erorilor umane si pastrarea acuratetei datelor

Control crescut asupra cheltuielilor pentru fiecare filiala, agent si pentru intreaga companie

Vizualizarea simpla si rapida a indicatorilor de performanta si realizarea intr-un timp scurt a unor analize detaliate

Reducerea timpului de lucru pe multiple operatiuni si alocarea unui numar mai mic de resurse umane in procesele de bugetare, analiza si raportare

Analize rapide pentru variatiile privind adaosul comercial pe produse si grupe de produse

Identificarea simpla a raportului dintre stocul performant si cel neperformant pe fiecare punct de lucru si posibilitatea de a stabili intr-un timp mai scurt directii de actiune in acest sens

Urmarirea impactului majorarii preturilor produselor de la furnizori asupra planurilor de business si asupra cifrei de afaceri a companiei

Analiza si evaluarea relatiilor cu furnizorii / clientii

Obtinerea rapida de rapoarte detaliate cu informatii esentiale ce permit conturarea din timp a strategiilor pe termen lung, in vederea mentinerii clientelei si a profitabilitatii

Livrarea in timp util a rapoartelor manageriale si imbunatatirea procesului decizional si a strategiilor de business

Rapiditatea cu care vedem KPI-urile si analizele pe care le putem face sunt cele mai mari beneficii obtinute in urma implementarii solutiei CPM. Timpul dedicat proceselor de bugetare si raportare s-a redus la jumatate de cand utilizam sistemul de la Senior Software.

De asemenea, cu solutia CPM putem urmari diferite rapoarte de stoc, prin care putem sa ne dam seama care este raportul dintre stocul neperformant si stocul bun, situatie pe care noi putem sa o urmarim pe fiecare punct de lucru unde avem si stocuri de marfa. Putem realiza o miscare buna intre stocurile neperformante, intre sediu si puncte de lucru si respectiv intre punctele de lucru, astfel incat sa se vanda mai bine.

Prin urmare, in functie de aceste informatii, putem ajusta cantitatile din viitoarele cereri catre furnizori sau putem concepe o serie de strategii astfel incat sa reducem stocul neperformant.

Attila Fazakas, Managing Director - Uniprest Instal

Urmarirea impactului majorarii preturilor asupra profitabilitatii companiei

Solutia CPM permite conducerii companiei Uniprest sa urmareasca modul in care este influentata profitabilitatea de scumpirile produselor la furnizori si in ce proportie se realizeaza planul de afaceri.

sistem software bugetare si raportare business intelligence

Cu ajutorul acestui raport din CPM, managerii au posibilitatea de a urmari situatia pe fiecare punct de lucru si la nivelul intregii organizatii, compania avand astfel o imagine clara asupra cifrelor obtinute din vanzari, a majorarilor care se impun, dar si a profitabilitatii reale de business. Astfel de informatii sunt utile in conceperea unor strategii adecvate ce au ca scop mentinerea clientelei si pastrarea unui raport bun intre cost si venit.

In perioada aceasta de mariri de preturi putem urmari, printr-un raport, in ce proportie se realizeaza un plan de afaceri sub influenta unor cresteri la preturile produselor pe care le primim de la furnizorii nostri, deci vedem exact care este impactul majorarilor de pret asupra cifrei noastre de afaceri. Prin urmare, putem avea o imagina clara asupra raportului dintre costuri si venituri, informatii pe care le putem folosi in a contura o strategie pe termen lung din care sa rezulte un raport convenabil intre cost si venit, sa ne mentinem clientii, dar si profitabilitatea.

Attila Fazakas, Managing Director - Uniprest Instal