5 provocari in analiza datelor financiare si cum sa le depasesti

  1. Prima pagină
  2. CPM
  3. 5 provocari in analiza datelor financiare si cum sa le depasesti
provocari in analiza datelor financiare. afla cum le poti depasi

Fiecare companie trebuie sa-si monitorizeze constant fluxurile financiare pentru a putea evalua directia in care se indreapta businessul. Aceasta manipulare a datelor presupune generarea extensiva de rapoarte si analize comparative, pe baza carora se vor stabili cele mai potrivite strategii si obiective.

Insa, pe masura ce volumul de date creste, folosirea exclusiva a unor sisteme clasice precum Excelul ingreuneaza procesele de consolidare, raportare si previzionare a situatiei financiare a companiei. Cum poti maximiza eficacitatea operatiunilor financiare moderne atunci cand activitatea ta inca implica exportul de date din diferite sisteme in Excel si compararea lor?

Cu toate ca fisierele Excel nu vor disparea prea curand, utilizarea lor impreuna sau nu cu alte sisteme ridica anumite provocari in procesele de analiza financiara.

Care sunt acestea? Din multitudinea lor, cele mai des intalnite sunt urmatoarele:

1. Informatii dispersate, mai multe versiuni de adevar

Sa presupunem ca acum 6 luni activitatea companiei s-a extins in afara granitelor tarii. Directorul General vrea sa afle care sunt rezultatele primare si daca prognozele initiale au fost corecte.

Pentru a afla informatiile cerute, trebuie realizata o analiza comparativa intre veniturile si cheltuielile previzionate si cele realizate efectiv in noua filiala.

Problemele apar atunci cand observi ca situatia financiara primita de la colegii din noua locatie este exprimata in moneda locala, insa valorile din previziune au fost exprimate in RON.

In aceasta situatie ai doua posibilitati – ceri colegilor un fisier nou cu situatia actualizata in RON sau ajustezi fiecare valoare manual. Ambele variante genereaza mai multe provocari:

  • Fie ca refaci tu fisierul, fie ceri asta colegilor din noua filiala, procesul in sine consuma mult timp, iar rezultatele vor fi disponibile cu intarziere;
  • Volumul mare si complexitatea datelor cresc riscul aparitiei erorilor – este suficient ca o celula sa fie modificata din greseala si atunci rezultatele finale vor fi diferite, ducand astfel la existenta a doua versiuni de adevar;
  • Posibilitatea ca desi noul fisier are valorile exprimate in RON, acesta sa fie structurat diferit.

Informatiile dispersate si lipsa unui sistem comun de raportare scad simtitor vizibilitatea asupra intregii situatii financiare, dand nastere unor circumstante dificile.

Ideal ar fi ca informatiile, atat cele de la sediul central, cat si cele din filiala nou deschisa, sa fie accesibile prin intermediul aceleiasi platforme. Astfel, vei putea realiza cu rapiditate analize comparative pentru fiecare, fara sa fii nevoit sa jonglezi cu o multitudine de fisiere. Mai mult, vei sti in orice moment daca obiectivele au fost atinse, iar viziunea de ansamblu astfel obtinuta iti va permite sa identifici situatiile problematice si sa iei decizii corective in timp util.

2. Prea multe sisteme, prea putina integrare

Un lucru este sigur: pe masura ce companiile se dezvolta, volumul de date creste exponential, iar nevoia de scalare a infrastructurii devine tot mai pregnanta.

Pentru a lua rapid decizii, este necesar sa ai la indemana dashboard-uri care reunesc simultan informatii provenite din diferite sisteme software, jucand rolul de panou de control pentru management.

Un astfel de panou care centralizeaza date din ERP, din solutia utilizata pentru activitatile de pe teren (Sales Force Automation software) sau din softul de management al depozitului (Warehouse Management System) iti poate oferi o viziune clara si actualizata asupra situatiei companiei.

Mai departe, poti crea dashboard-uri pentru fiecare departament in parte. Acestea vor contine date specifice, membrii fiecarui departament avand la indemana doar informatiile de care au nevoie.

De ce sa pierzi timp colectand date cand poti avea toate informatiile dorite intr-un singur sistem?
3. Multi indicatori, putin timp

Dispersia informatiei intre diferitele sisteme software nu este singura ta problema. Activitatea ta presupune si raportarea unui numar mare de KPI, de la profit si cash flow pana la vanzari planificate versus realizate, pretul mediu per produs sau profitabilitatea pe categorie de produse.

Luand in considerare faptul ca fiecare indicator are o valoare planificata si una efectiva, multitudinea de date creste exponential si timpul necesar pentru realizarea de rapoarte si analize comparative se va mari.

De asemenea, lucrand o perioada indelungata pe date statice, risti ca acestea sa isi piarda actualitatea si sa necesite ajustari manuale pentru a reflecta realitatea.

Daca ai putea verifica zilnic situatia financiara ai reduce numarul de surprize la finalul lunii. De asemenea, elaborarea rapoartelor lunare ar fi mult mai rapida, acestea ajungand la management in primele zile, in loc de primele saptamani.

Implementarea unui sistem de raportare & analiza cu scorecard-uri in cascada iti va permite sa urmaresti acesti KPI si sa compari rezultatele cu previziunile si obiectivele stabilite.

Practic, fiecare KPI iti este la indemana, oferindu-ti posibilitatea de a descoperi si intelege factorii ce ii influenteaza pana la cel mai mic detaliu. Astfel, poti ajusta strategia companiei si poti lua deciziile potrivite pentru fiecare problema identificata.

4. Dificultatea realizarii unor previziuni realiste

Rolul de director financiar este intr-o continua schimbare, iar in zilele noastre, pe langa activitatile traditionale, pozitia ta implica din ce in ce mai mult si oferirea de suport managementului in luarea deciziilor si dezvoltarea strategiilor pe termen mediu si lung.

Calitatea informatiilor este esentiala in previzionarea evolutiei companiei si conturarea strategiei, iar daca acestea sunt manipulate folosind metodele clasice precum fisierele Excel, riscul aparitiei erorilor creste si poate chiar impiedica identificarea corecta a trendurilor.

De asemenea, lipsa unor instrumente care sa realizeze automat previzunile pe baza datelor disponibile, te obliga sa petreci mai mult timp pentru generarea acestor informatii in loc sa-ti concentrezi atentia catre interpretarea lor.

Solutia la aceste provocari poate fi folosirea unui sistem de management care sa centralizeze toate informatiile financiare si sa-ti permita sa generezi automat previziuni precise, fara sa fii nevoit sa apelezi la departamentul IT sau sa folosesti formule complexe de calcul. Cu un astfel de sistem nu doar ca-ti vei economisi timp, insa vei diminua si probabilitatea aparitiei erorilor generate de manipularea manuala a datelor.

5. Imposibilitatea simularii rapide a scenariilor de business

In fata vitezei cu care se modifica factorii ce stau la baza mediului de business, respectiv cei economici, politici si sociali, compania trebuie sa fie suficient de flexibila si agila pentru a se adapta acestor situatii si, in acelasi timp, capabila sa minimizeze riscurile si sa reduca pierderile.

Aceste caracteristici ale companiei depind in mare parte de abilitatea de a genera rapid simulari ale diverselor scenarii de business, pentru ca mai apoi deciziile corective sa fie luate in timp util.

O situatie care surprinde fidel nevoia companiilor de simulari de tip “What if” rapide este cea in care s-a aflat Romania la finalul anului trecut. Mai exact, codul fiscal a fost schimbat semnificativ, in perioada in care majoritatea companiilor isi stabileau bugetele pentru urmatorul an, modificarile urmand a intra in vigoare in doar 2 luni de la promulgarea lor.

In aceste conditii, pe langa reevaluarea bugetelor pe anul viitor pentru inglobarea schimbarilor, trebuie realizate si diverse simulari rapide privind impactul financiar al trecerii cheltuielilor cu contributiile sociale din sarcina angajatorului in cea angajatului sau a scaderii impozitului pe profit.

Fara integrarea in timp real a informatiilor financiare intr-un singur sistem cu functionalitati avansate de calcul si analiza, astfel de simulari ar putea dura mai mult timp decat ai la dispozitie.

Acestea sunt doar cateva provocari cu care te confrunti periodic si indiferent daca sunt influentate de factori externi sau nu, ele au in esenta un numitor comun: ancorarea proceselor financiare in sisteme software fragmentate si depasite tehnologic.

Momentul foilor de calcul interminabile, cu formule complicate a trecut. E timpul sa profiti la maxim de efectele evolutiei digitale si de avantajele ce vin la pachet.

Cum poti sa te implici mai activ la nivel strategic fara a mai fi blocat majoritatea timpului in procese greoaie de analiza si previziuni financiare?

Cautand un sistem integrat de management al performantei companiei, care permite ca toate informatiile financiare sa fie integrate intr-un singur loc, oferindu-ti vizibilitate completa, corecta si imediata asupra fluxurilor financiare.

Astfel, poti realiza analize, rapoarte si simulari complexe in cel mai scurt timp posibil, fara batai de cap.

Ai intalnit si tu astfel de provocari si cauti o solutie? Afla cum te poate ajuta o solutie de tip CPM!

Meniu

Demonstratie Gratuita a Solutiei CPM
Completeaza formularul si in maxim 24 de ore unul din consultantii nostri te va contacta pentru a programa o demonstratie gratuita.

close-link

Ai nevoie de mai multe informatii?
Descarca prezentarea Solutiei CPM!
close-link
close-link
close-link
close-link
close-link