Top 5 cele mai intalnite probleme in planificarea bugetelor

  1. Prima pagină
  2. CPM
  3. Top 5 cele mai intalnite probleme in planificarea bugetelor
Top 5 cele mai intalnite probleme in planificarea bugetelor

De cate ori simti ca ai de-a face cu un Puzzle atunci cand primesti versiunile de bugete de la managerii de departamente?

Fie ca sunt tabele complicate in Excel sau borderouri interminabile, bugetele cuprind o cantitate mare de informatii si sunt realizate de oameni ocupati, cu stiluri de lucru complet diferite.

Iar asta transforma cele mai importante date din companie in piese de puzzle alambicate, pe care tu trebuie sa le intorci pe toate partile si sa le unesti in bugete care vor determina viitorul si directia intregii afaceri.

Suna cunoscut?

Un buget planificat pe baza unor informatii actualizate si complete, pus instant la dispozitia tuturor departamentelor, devine, fara indoiala, un instrument important in administrarea eficienta a resurselor financiare ale companiei si in atingerea obiectivelor de business. In acelasi timp, te poate ajuta sa:

  • monitorizezi mai precis performanta companiei
  • imbunatatesti procesul de luare a deciziilor
  • identifici mult mai rapid potentialele probleme sau erori.

In realitate insa, procesul de planificare a bugetelor este de multe ori anevoios si mare consumator de timp. Fiind multe persoane implicate, va trebui sa treci peste provocari precum lipsa unui standard comun in realizarea bugetelor la nivel departamental sau folosirea de instrumente depasite.

In randurile de mai jos vom detalia cele mai intalnite probleme ce apar in planificarea bugetelor si posibilele cauze. Sa le luam pe rand:

1. Cati manageri, atatea moduri de lucru

Fiecare dintre noi are un stil de lucru logic si cu care se simte confortabil. Dar sistemul nostru personal poate parea haotic pentru cei alaturi de care muncim in fiecare zi.

Prin urmare, fiecare manager de departament poate avea o maniera diferita de planificare a bugetului, de la formatul in care este realizat, pana la modul de structurare a datelor. Astfel, se poate ajunge in situatia in care primesti bugetele de la sefii de departamente in tot atatea variante cate departamente sunt.

Numarul mare de fisiere diferite, complexitatea lor si posibilele erori ale datelor duc la un proces complicat si anevoios de prelucrare pentru a le aduce la o forma standard. Acest lucru se traduce in prea mult timp alocat centralizarii datelor si prea putin timp pentru planificarea si analiza bugetului.

2. Comunicam impreuna, ne intelegem separat

Comunicarea este un factor esential in planificarea bugetelor. Localizarea in orase sau tari diferite a departamentelor sau a punctelor de lucru ale companiei, precum si modalitatile diferite de lucru ale fiecarui responsabil, pot determina aparitia unor carente la nivel comunicational. Astfel, poti ajunge foarte usor in situatia crearii unor versiuni de buget bazate pe date gresite, incomplete sau neactualizate.

Lipsa unui sistem integrat de management al bugetelor aduce astfel mari batai de cap, mai ales daca ne gandim ca rezolvarea acestor probleme presupune sedinte, schimburi de e-mailuri, telefoane si numeroase fisiere pana cand datele sunt corectate.

Toate acestea duc nu doar la ingreunarea realizarii bugetului centralizator ci si la aparitia disensiunilor cu managerii departamentelor.

3. Bugete neintegrate, obiective neasumate

Exista situatii in care unii manageri isi extrag informatiile din fisiere Excel, iar altii folosesc diverse aplicatii ca surse de informare, de la sisteme de tip ERP pentru managementul resurselor companiei pana la cele de tip CRM pentru managementul relatiei cu clientii, WMS pentru activitatile din depozite, etc.

Acest lucru impreuna cu faptul ca in cele mai multe companii bugetele departamentelor nu sunt elaborate intr-un sistem comun cresc probabilitatea realizarii unor versiuni de buget ce nu sunt integrate in bugetul centralizator. Ca urmare, apar situatii in care managerii departamentelor isi asuma obiective ce nu sunt sustinute la nivel central.

De exemplu, daca seful unui departament isi planifica extinderea cu 10 oameni a echipei, iar cheltuielile necesare nu sunt incluse in versiunea de buget pe care a trimis-o, atunci aceasta situatie nu se va reflecta nici in bugetul general consolidat.

4. Prea multe fisiere, prea putina vizibilitate

Una dintre principalele tale responsabilitati este realizarea bugetului general consolidat si prezentarea acestuia impreuna cu un set de concluzii conducerii companiei si celorlalte parti interesate precum actionarii si investitorii.

Insa, in cazul planificarii bugetelor, rezultatul final este de obicei un fisier Excel stufos, cu multe foi de calcul, tabele si formule. Pentru a realiza grafice, previziuni sau simulari de business pornind de la aceste date trebuie sa ai cunostinte avansate de IT sau chiar o intreaga echipa dedicata. Mai mult decat atat, in lipsa integrarii automate a tuturor informatiilor, vizibilitatea ta asupra fluxurilor financiare viitoare este mult mai redusa, fapt ce poate determina cresterea riscului aparitiei problemelor de lichiditate sau de finantare.

5. Timp insuficient sau proces ineficient?

O consecinta fireasca a problemelor prezentate anterior este ca timpul alocat initial pentru realizarea bugetului se va dovedi insuficient. De multe ori, chiar cu luarea in calcul a unui timp de siguranta – buffer time, tot nu este posibila finalizarea bugetului centralizator in timp util.

Imbunatatirea modului de planificare a bugetului este un lucru esential pentru orice companie, iar un pas important in acest sens este identificarea cauzelor problemelor si rezolvarea lor.

Trecand prin problemele enumerate, devine clar faptul ca poti avea un proces mai eficient doar daca modul de lucru in interiorul companiei este unul integrat, unitar in privinta surselor de date si al solutiilor folosite si mai ales daca modalitatile de transmitere a bugetelor limiteaza factorii ce duc la aparitia erorilor (versiuni neactualizate, formule de calcul gresite, date incomplete, etc.).

Un proces eficient de planificare a bugetelor influenteaza pozitiv atat gradul de vizibilitate asupra fluxurilor financiare, cat si nivelul de agilitate si siguranta in luarea deciziilor. Mai mult, creste si capacitatea companiei tale de a se adapta la dinamica mediului de business, fie ca vorbim de rezistenta la socuri economice sau de viteza de reactie la diversele oportunitati aparute in piata.

Te confrunti si tu cu astfel de probleme si cauti o solutie? Afla cum sistemul CPM poate elimina erorile si automatiza procesele de planificare a bugetelor.

Meniu
close-link
close-link
close-link
close-link