|
Program contabilitate sau ERP contabilitate? – Afla care sunt diferentele, ce functionalitati are fiecare soft si ce alte detalii trebuie sa cunosti inainte sa alegi un software pentru contabilitate, gestiune si operatiuni financiare, care sa se potriveasca afacerii tale. |
Ai nevoie de un program de tinut contabilitatea si de facturare, insa oferta vasta de pe piata solutiilor de acest tip iti poate cauza dificultati in a alege cel mai bun program contabilitate care sa acopere cu succes nevoile companiei tale, actuale si viitoare. Fie ca alegi un program contabilitate gratuit / contra cost sau un ERP pentru contabilitate din Romania, e necesar sa cunosti ce presupune fiecare soft si care sunt functionalitatile acestora. Totodata, e important sa stii care sunt diferentele dintre un program contabilitate clasic si un ERP, dar si alte informatii care te vor ajuta sa afli daca ai nevoie de un software ERP sau de un program standard de contabilitate.
Programul de contabilitate este o platforma software, o aplicatie, care se ocupa cu stocarea si procesarea datelor contabile din companie, avand la baza metode sistematice. Un soft de contabilitate inregistreaza tranzactiile contabile din cadrul unui business si permite generarea unor rapoarte de natura financiar-contabila.
ERP contabilitate este un modul al unui software pentru managementul resurselor (ERP – Enterprise Resource Planning) care colecteaza date din toate modulele operationale ale solutiei ERP, integrandu-le intr-o forma contabila. Modulul gestioneaza si furnizeaza centralizat informatiile de natura financiar-contabila, oferind vizibilitate asupra pozitiei economice a organizatiei si posibilitatea de a analiza modul in care evolueaza compania si ce performante obtine. Un program ERP de contabilitate permite companiilor sa automatizeze operatiunile de generare a notelor contabile, si nu numai, asigurand totodata o gestionare eficienta a documentelor de natura financiar-contabila (ex.: declaratii contabile, formulare, tranzactii, rapoarte etc.).
Deseori, programele de contabilitate si platformele software ERP de contabilitate sunt vazute ca fiind unul si acelasi lucru, conceptie total gresita. Programele clasice de contabilitate sunt concepute sa gestioneze doar o anumita zona de business, pe care o acopera cu succes de cele mai multe ori, pe cand un ERP este mai mult decat un program de contabilitate. In timp ce un program de contabilitate se limiteaza in general la zona financiar-contabila a businessului, un soft ERP include intotdeauna toate functiile pe care le are un program de contabilitate, dar, in acelasi timp, acopera si restul componentelor din cadrul unei afaceri, oferind functii specifice pentru fiecare departament.
Solutiile de tip ERP sprijina toate aspectele cu privire la management financiar, resurse umane, management lant de aprovizionare & productie, impreuna cu functia de contabilitate de baza. In plus, softurile ERP asigura transparenta asupra intregului proces de business, urmarind toate informatiile si operatiunile cu privire la productie, logistica si finante.
Datorita capacitatilor de integrare a datelor, un ERP este asemenea unui hub central al afacerii pentru fluxurile de lucru si informatii de la A la Z, oferind acces in sistem tuturor angajatilor din companie si imbunatatind colaborarea dintre departamente. In plus, spre deosebire de un program de contabilitate, o solutie ERP, pe langa faptul ca elimina operarea dubla a documentelor primare si ajuta la luarea celor mai bune decizii, oferind vizibilitatea si control asupra businessului, este capabila sa sustina evolutia afacerii si sa creasca odata cu businessul.
Un alt aspect important este ca, in cazul programului de tinut contabilitatea de tip ERP, o companie poate implementa strict modulele de care are nevoie organizatia la momentul respectiv, adaugand treptat altele noi, in functie de evolutia afacerii si noile necesitati de business aparute pe parcurs.
In cazul firmelor mici, programul de tinut contabilitatea este de regula primul sistem implementat, in timp ce celelalte aspecte precum managementul inventarului, gestionarea relatiilor cu clientii si nu numai, sunt operatiuni realizate manual, cu pixul si hartia sau folosind fisierele Excel, ori programe separate care nu comunica intre ele.
Un program contabilitate se ocupa de gestionarea activelor fixe, a creantelor si fluxurilor de trezorerie, dar si de jurnalele de vanzari / cumparari si tot ce tine de zona de financiar din companie. Tranzactiile contabile (salarii, gestiune, conturi de incasari si plati, imobilizari si nu numai) sunt acoperite cu succes prin programe de contabilitate. De asemenea, unele programe de tinut contabilitatea includ module pentru facturare, vanzare, achizitii, declaratii, bilant, foaie pontaj, cheltuieli, plati pontaje si actualizari legislative. Toate acestea simplifica activitatea angajatilor contabili si cresc eficienta departamentului financiar din companie.
Operatiunile financiare sunt gestionate de un subset de componente din cadrul sistemului ERP, care include functii pentru contabilitate, contabilitatea subregistrelor, centru de contabilitate, gestionare cheltuieli si venituri, facturare, granturi, datorii si creante, gestionarea activelor etc. Functiile unui soft ERP contabilitate acopera urmatoarele zone:
Perfect integrate cu celelalte module ale sistemului ERP, functiile unui program ERP contabilitate ofera managerilor vizibilitate si control asupra operatiunilor financiar-contabile, crescand totodata viteza de operare si productivitatea contabililor. De retinut este faptul ca un soft ERP include o gama de functionalitati mult mai larga decat un program clasic de contabilitate.
Astfel, un soft ERP cuprinde si functii legate de gestiunea stocurilor, managementul lantului logistic, vanzarea prin diverse canale, managementul relatiilor cu clientii, managementul proiectelor, gestiunea productiei si nu numai. Asadar, acoperind toate componentele de business, un soft ERP reuneste intr-o baza de date unica toate informatiile din companie si dispune de un set complet de functionalitati necesare pentru managementul intregii afaceri.
SeniorERP – software de ultima generatie cu peste 450 de implementari de succes si o gama larga de functionalitati integrate care acopera cu succes toate componentele afacerii, indiferent de domeniul de activitate al companiei.
Majoritatea furnizorilor de solutii software folosesc atat de des jargonul industrial, incat trec cu vederea faptul ca nu toti stiu ce este ERP (Enterprise Resource Planning), cu atat mai putin ce face cu exactitate si ce functii contabile si de alta natura acopera. O buna parte dintre cei care cauta un program de tinut contabilitatea nu sunt familiarizati cu termenul de ”ERP software”, sau cu detalii despre functionalitatile de care dispune acesta si cum i-ar putea ajuta in activitatile financiar-contabile si nu numai. Pe de alta parte, cei care stiu despre acest soft, il cunosc, de regula, dupa denumirea completa a solutiei, respectiv sistem pentru managementul resurselor si nu dupa acronimul ERP, fapt ce face ca identificarea celui mai bun program sau soft contabilitate de catre companii sa fie cu atat mai dificila.
Nu de putine ori, cei care au cautat o solutie pentru operatiunile contabile, au presupus ca orice platforma software sau program de contabilitate va face fata tuturor cerintelor din zona departamentului financiar si ca va acoperi inclusiv aspecte ce tin de gestionarea inventarului, zona de achizitie sau alte activitati logistice.
Abia dupa ce analizeaza ofertele privind programele clasice de tinut contabilitatea, unii dintre ei constata ca acestea au limitari si nu raspund anumitor nevoi de business pe care le au. Cu toate ca un program de contabilitate acopera foarte bine aspectele contabile de baza, capacitatea softului este limitata cand vine vorba despre lantul de aprovizionare sau zonele logistice.
In general, dintre firmele care au mers mai departe cu implementarea unui program clasic de contabilitate, doar cele de mici dimensiuni, care nu au inregistrat cresteri semnificative, executand diverse operatiuni manual sau in programe separate si neconectate, au continuat sa utilizeze softul obisnuit de tinut contabilitatea, fara a intampina probleme majore.
Celelalte businessuri, axate pe dezvoltare si operativitate sporita, au constatat ca, in timp, un soft standard de contabilitate le ingreuna activitatea de zi cu zi si le afecta planurile de crestere a afacerii. In cele din urma, astfel de companii au fost nevoite sa inlocuiasca softul cu o solutie mai performanta si flexibila, cu ajutorul careia sa poata gestiona multiple zone de business intr-un mod integrat, respectiv un sistem ERP. Aceste aspecte subliniaza importanta cunoasterii fiecarui tip de solutie in parte si a diferentelor dintre acestea, inainte de a implementa un astfel de soft in cadrul companiei.
SeniorERP – soft pentru managementul resurselor cu implementare rapida si SeniorXRP – soft pentru managementul resurselor cu functionalitati extinse pentru gestionarea afacerilor complexe, sunt doua exemple de sisteme ERP. Acestea includ functionalitati complete pentru managementul integrat al intregii afaceri, dispunand inclusiv de functii avansate pentru gestionarea activitatilor de natura financiar-contabila. Sistemele ERP ce integreaza si program de contabilitate se adapteaza la specificul fiecarei companii, indiferent de dimensiunea acesteia sau specificul activitatii si se integreaza usor cu alte aplicatii software, permitand gestionarea integrata a afacerii.
Fie ca alegi un program contabilitate gratuit / contra cost sau un ERP cu functii pentru contabilitate, ia in considerare necesitatile companiei si daca solutia aleasa va putea sa raspunda nevoilor actuale si viitoare ale businessului tau.
Inainte de a implementa sistemul ERP de la Senior Software, utilizam un program de gestiune si contabilitate care nu mai raspundea nevoilor societatii noastre, aflata in continua dezvoltare. Faptul ca existau 4 aplicatii diferite ne ingreuna foarte mult munca, in sensul ca existau intarzieri in operarea, exportul si verificarea documentelor contabile.
ERP prezinta functionalitati superioare si permite integrarea unei game mai mari de activitati precum oferte, trimitere de e-mailuri si rapoarte, comunicare prin task-uri etc. Fiind adaptata dupa modul nostru de operare, acum putem folosi modulul de oferte, am reusit sa includem si politicile de aprovizionare in grid-urile modulelor, am adaptat rapoartele la nevoile noastre si tinem si contabilitatea in acelasi ERP.
Usurinta cu care realizam inregistrarile contabile, faptul ca am automatizat declaratiile si diferite documente uzuale, cat si posibilitatile extinse pe care le avem in intocmirea rapoartelor – pentru noi sunt cele mai importante avantaje aduse de ERP.
Inainte de a utiliza ERP, o serie de procese, derulate in mare parte manual, necesitau mult timp, erau mari consumatoare de resurse. Numai pe partea de NIR am economisit undeva la doua ore pe zi pentru ca acum acest proces se desfasoara automat, iar asta inseamna enorm. In jur de o ora si jumatate pe zi am economisit prin automatizarea procesului de facturare. Astazi, generarea facturilor se realizeaza automat, fara niciun click.
